Ostatnio wśród przedsiębiorców wiele mówi się o Jednolitym Pliku Kontrolnym zwanym JPK. Wciąż zadawane są pytania, których przedsiębiorstw JPK dotyczy i od kiedy obowiązuje. Jednolity Plik Kontrolny jest to zbiór danych księgowych , posiadających ustandaryzowaną strukturę i format, oparty na programach informatycznych służących do prowadzenia księgowości. Jest on tworzony poprzez eksport danych, zawierających informacje o operacjach gospodarczych wykonanych w danym przedziale czasowym. Generuje się go w formacie XML, pozwalającym na jego łatwe przetwarzanie. JPK to zatem nic innego jak dodatkowa ewidencja gromadząca i porządkująca dane według określonego schematu. Struktury te obejmują : księgi rachunkowe – JPK KR, wyciąg bankowy – JPK WB, magazyn – JPK MAG, ewidencję zakupu i sprzedaży VAT – JPK VAT, faktury VAT – JPK FA, podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK PKPIR, ewidencja przychodów – JPK EWP. Przekazywanie danych w postaci elektronicznej na wezwanie organów Kontroli Administracji Skarbowej odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zapewniających bezpieczeństwo, wiarygodność i niezaprzeczalność danych zawartych w księgach. Dotychczas obowiązujące przepisy nie narzucały dokładnej formy przekazywania danych organom kontroli skarbowej. Dane przekazywano elektronicznie, ale w różnych formatach, co uniemożliwiało ich analizowania i zestawiania. Komplikowało to pracę urzędnikom i absorbowało ogromną ilość czasu. Rozwiązaniem tego problemu stał się właśnie Jednolity Plik Kontrolny.

Jego głównym zadaniem jest ujednolicenie sposobu przekazywania danych, co pozwoli na skrócenie czasu kontroli oraz obniżenie kosztów. W większości przypadków przekazanie pliku będzie wiązało się z dokonaniem czynności sprawdzających, po których nie będzie konieczności przeprowadzenia kontroli u podatnika. Wgląd organów administracji skarbowej do uporządkowanych danych pozwoli na szybkie wykrycie nieprawidłowości, co daje szansę na skuteczne przeciwdziałanie wyłudzeniom podatku VAT czy unikaniu opodatkowania. Dodatkową korzyścią jest ujednolicenie procedur kontrolnych i sprawdzających, co pozwoli skutecznej zarządzać zespołami wykonującymi czynności kontrolne. Aby JPK spełnił swoją funkcję, do nowych wymogów muszą dostosować się wszyscy przedsiębiorcy. Wszelkie systemy księgowe w firmie muszą posiadać możliwość eksportu danych dotyczących wszystkich operacji księgowych w danym okresie. Przedsiębiorstwa zobligowane są przekazywać pliki JPK na żądanie organów podatkowych w jednym z dwóch terminów: od 1 lipca 2016 r. – duże podmioty, od lipca 2018 r. – mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Bezwzględny obowiązek comiesięcznego przesyłania JPK organom kontroli skarbowej mają przedsiębiorcy prowadzący ewidencję zakupu i sprzedaży VAT. Od 1 lipca 2016 roku zobowiązane są do tego duże podmioty, od 1 stycznia 2017 – małe i średnie, natomiast od 1 stycznia 2018 – mikro przedsiębiorcy. O tym czy dana firma jest dużym, średnim, małym, czy mikro przedsiębiorstwem decyduje średnia liczba zatrudnionych w danym roku pracowników, roczny obrót netto ze sprzedaży oraz suma aktywów bilansu. Te trzy parametry określa się na podstawie dwóch ostatnich lat działalności. Aby sprostać wymogom wynikającym z nowych przepisów najłatwiej byłoby wyposażyć się w oprogramowanie umożliwiające łączenie plików JPK pochodzących z różnych miejsc i dowolnych systemów księgowych lub sprzedażowych oraz przesyłanie go organom podatkowym w formie elektronicznej.

Takim właśnie programem jest JPK Link stworzony przez Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT. Program JPK Link, połączy różne bazy w jeden plik JPK, w którym każdy dokument będzie wykazany w osobnej pozycji. Warunek jest jeden – wszystkie programy księgowe, w których generowane są te dokumenty muszą posiadać możliwość utworzenia pliku JPK w aktualnej strukturze XML określonej przez ministerstwo finansów. Program obsługuje także plik JPK VAT, którego comiesięczna wysyłka jest obecnie obowiązkiem większości przedsiębiorców. Dodawanie plików źródłowych w programie JPK Link jest bardzo łatwe. Umożliwia on scalanie plików JPK w module Scal JPK. Użytkownik oznacza, gdzie znajdują się te pliki (na dysku, na pendrive, w zasobach sieciowych itd.), a następnie przeciąga je na pulpit programu lub korzysta z funkcji Dodaj. Dołączenie plików do programu bądź łączenie JPK nie powoduje żadnej ingerencji w te pliki. Pozostają one w swojej lokalizacji i nie są zmieniane. Program JPK Link™ ustala jedynie ich położenie. W programie JPK Link™ możesz bez problemu zweryfikować, czy pliki otrzymane z różnych systemów, pochodzące od różnych producentów i utworzone w różnych lokalizacjach są poprawne. Jeśli weryfikacja poszczególnych plików i całej Grupy przebiegła pomyślnie, wówczas można przystąpić do scalania Grupy używając funkcji Scal. Po chwili pojawi się komunikat poświadczający o prawidłowo przygotowanym złączonym pliku i można rozpocząć jego wysyłkę. Cały proces tworzenia jednego pliku JPK i jego wysyłki odbywa się w paru łatwych krokach: wskazanie plików JPK, weryfikacja plików, scalanie plików, podpisanie scalonego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wysłanie scalonego pliku, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Program JPK Link jest przeznaczony dla jednostek budżetowych, firm wielooddziałowych i biur rachunkowych. Do obsługi programu jest wymagany system Windows 7 lub wyższy. JPK Link to program kompleksowy i godny polecenia. Każdy przedsiębiorca z pewnością będzie usatysfakcjonowany użytkując go.